Peut on se passer d’un cahier des charges de site internet avant sa création ? Faut il nécessairement le rédiger, n’est ce pas une perte de temps ? Quels avantages au final y a t’il à passer des heures à mettre en place un cahier des charges ?

Vous souhaitez en savoir plus sur le sujet alors suivez-moi jusqu’au bout et vous en apprendrez davantage sur le métier de chef de projet digital.

Qu’est ce qu’un cahier des charges de site internet ?

Par les webmasters, par les créateurs de site internet, par les freelances et les agences web il est souvent négligé de rédiger un cahier des charges. Où alors il est rédigé trop rapidement par crainte de perdre du temps et de l’argent.

Le cahier des charges est un livrable à remettre au client dans le cadre d’un projet web. Son rôle est d’expliquer le fonctionnement du site internet et de ses différentes fonctionnalités sur les pages. Pour toute création de site internet, découvrir les avantages d’un cahier des charges peut s’avérer très utile et profitable ne nous le cachons pas financièrement.

Le cahier des charges de site internet contient les informations sur le projet, les objectifs, les cibles et le planning. Il détaille les informations nécessaires à la description des fonctionnalités du site web et les contraintes.

On y trouve les éléments suivants :

  • les prestations souhaitées,
  • les fonctionnalités à développer,
  • les ressources nécessaires (les intervenants),
  • les contraintes,
  • les options (formation au back-office, mise en place système d’analyse),
  • le planning.

Par la rédaction du cahier des charges le chef de projet met en relief les besoins, les objectifs, et l’organisation des tâches. Il devient plus clair alors de prioriser les tâches et les missions par ordre d’importance. Le gain de temps devient énorme grâce à cet outil qui est un livrable remis au client et consulté par toute l’équipe qui collabore au projet web.

Le cahier des charges va évoluer, passer d’une version A à une version B plus élaborée en fonction des réunions et des échanges individuels avec chaque acteur et expert en leur domaine.

Chacun est informé du travail qui l’attend, pas de grosse surprise, ce qui permet d’organiser son planning en prévision des développements à venir.

Comment faire la rédaction du cahier des charges

La rédaction du cahier des charges d’un site internet se fait par le chef de projet web. Pour cela il va dans une phase de cadrage se tourner vers les différents intervenants et acteurs du projet digital pour récolter le maximum d’informations.

Les intervenants tels que les responsables marketing, les responsable de communication, les responsables de développement web vont formuler leurs attentes et leurs contraintes individuellement.

En rencontrant tout le monde et en précisant à chacun la liste des fonctionnalités qui lui sera attribuées le chef de projet récolte de précieuses informations utiles pour la rédaction du cahier des charges.

Les réunions et la participation de chacun va apporter énormément d’aide et de valeur au contenu du cahier des charges. Il sera un outil efficace entre les mains des différentes équipes et ateliers qui participeront à l’élaboration du projet web.

Lors de ces rassemblements le chef de projet posent des questions pertinentes qui pourront anticiper les besoins des futurs utilisateurs du site internet en vue d’une excellente expérience utilisateur.

Les réunions de cadrage sont précieuses pour se rendre compte des tous les besoins et de toutes les contraintes et elles sont un énorme gain de temps. Cela n’empêche pas d’avoir par la suite quelques entretiens individuels avec certains membres de l’équipe pour plus de précisions sur les contraintes techniques ou le planning.

L’intégralité des aspects qui doivent être développées sont toutes écrites.

Dans le cahier des charges il est nécessaire d’y noter :

  • Les fonctionnalités,
  • les intervenants et les contraintes respectives.

Parmi les intervenants, on peut compter les acteurs internes de l’agence web et les intervenants externes tels que des freelances. On peut penser aux développeurs web, aux graphistes et aux rédacteurs, aux experts SEO.

 

Comment rédiger le cahier des charges d’un site internet ?

Rédaction des spécifications fonctionnelles

Le chef de projet digital explique en détail le comportement de chaque élément de chaque page en fonction des actions de l’utilisateur du site internet.

Chaque template, ses composants et ses fonctionnalités sont détaillés afin d’être connu et validé par le client. Le comportement des blocs lors des clics, des survols, les textes qui apparaissent ou disparaissent seront notés.

Les schémas sont les plus parlants et recommandés pour illustrer le parcours utilisateur dans le processus d’achat dans un tunnel de vente et dans une inscription.

Le comportement de chaque page est précisé en fonction de l’action du visiteur et même les erreurs affichées à l’écran pouvant apparaître en fonction de chaque utilisation.

La gestion du compte utilisateur est également détaillé, les services disponibles, le parcours d’inscription, l’identification, les modifications de mot de passe. Lister toutes les possibilités qui s’offrent au client après son inscription.

Exemple :

  • Télécharger une commande,
  • Voir l’historique de commande,
  • Modifier les coordonnées.

Pour un site administrable, détailler les outils à disposition et les fonctions disponibles.

La rédaction d’un cahier des charges de site internet est un gros chantier qui demande des qualités d’analyse, relationnelles et des compétences propres à la gestion de projet.

Le chef de projet doit d’avoir les compétences d’un vrai chef d’orchestre pour :

  • comprendre,
  • organiser,
  • coordonner,
  • communiquer.

Pour rédiger le cahier des charges, faite des pauses et présentez le travail déjà réalisé à quelques personnes qui pourront le relire. C’est un précieux soutien parfait pour avoir un peu de recul et assembler de bonnes idées.

 

Des schémas pour réaliser votre cahier des charges

Pour bien penser et soumettre le projet web

Un cahier des charges bien conçu qui ne laisse pas de place au doute n’est pas composé uniquement de texte. Les schémas vont parler souvent plus efficacement que les longues phrases et les mots.
Un chef de projet digital regroupe 3 genres de schémas :

  • Les zonings : des schémas esquissés, souvent à main levé, ici pas de détails.
  • Les wireframes : ceux sont des schémas plus détaillés sur ce qui fera la composition des différentes pages
  • Les cinématiques : schémas qui détaillent le parcours utilisateur d’une page à l’autre.

L’avantage des schémas est qu’ils rendront beaucoup plus évident, les contraintes techniques et les actions possibles des visiteurs du site internet. Bonne technique pour imaginer par anticipation toutes les possibilités de comportement des différents utilisateurs.

Les outils pour créer les schémas

Il est possible d’utiliser des logiciels de graphisme ou de traitement de texte pour réaliser les schémas. Il existe pour les plus connus : Omnigraffle, Power Point, Libre Office.

 

Comment présenter un cahier des charges ?

C’est le moment de structurer le plan de présentation du cahier des charges.

En introduction

  • La liste de diffusion du document (intervenants internes et externes),
  • Un sommaire (table de matières),
  • Un glossaire

 

En première partie un cahier des charges fonctionnel

Dans cette première partie du cahier des charges, sont rappelés : La mission, les objectifs, les besoins, les cibles, les besoins et les résultas souhaités par le client qui a commandé la création du site internet.

Les objectifs et les besoins du client

Au moment de parler des besoins du client, c’est intéressant de noter les pourquoi du client. Le site internet a pour mission d’augmenter la visibilité d’une activité, accroître la notoriété, augmenter les ventes de produits en ligne ou de faire l’acquisition d’emails. Ici c’est le moment de détailler les pourquoi du client pour que chaque intervenant est clairement une vision claire du projet.

Les objectifs et les besoins des visiteurs

Il s’agir de penser à ce que recherche l’internaute et à ses besoins. Définir pourquoi on souhaite qu’il vienne sur le site internet et ce qu’il faut faire pour répondre à ses attentes.

Rappelé les prestations souhaitées telles qu’une formation pour administrer le site internet, une prestation mensuelle du référencement naturel.

Les cibles de la création de site internet

Indispensable de donner des informations sur les cibles, tels que l’âge, le sexe, la profession, le budget moyen et les habitudes. C’est important de bien réfléchir à sa cible dans le cahier des charges.

Les objectifs et KPI

Un objectif idéal est chiffré, c’est à dire, vendre 10 000 € d’articles sur la boutique en ligne pour l’année 2019 à partir du 1er février.

Définir les indicateurs clés de performance est utile pour observer le retour sur investissement et mettre en place un stratégie de marketing digital. Des logiciels d’analyse vont permettre de se focaliser sur des indices précis :

  • nombre de visiteurs,
  • chiffre d’affaire par rapport aux dépenses marketing,
  • sources de trafic sur le site,
  • coût d’acquisition d’un visiteur,
  • panier moyen,
  • coût d’acquisition d’un client,
  • temps passé sur le site,
  • taux de rebond,
  • nombre de vente,
  • nombre des inscrits.

 

En deuxième partie un cahier des charges technique

Dans cette deuxième partie, le client va consulter en détail les spécifications techniques et fonctionnelles du projet digital.

Les spécifications fonctionnelles et ergonomiques

Dans le cahier des charges, on va présenter l’arborescence, la structure, le plan du site internet ainsi que les modèles de page par thème. On va présenter au client les pages et les éléments de ces pages.

Par exemple :

  • une création de page web pour chaque modèle (template) :
    • Page d’accueil,
    • Accueil catégorie,
    • Page produit,
    • Parcours d’inscription,
    • Tunnel de vente
  • Présentation de l’évolution des pages en responsive design sur Tablette et Smartphone.
  • Préciser ce qui est statique, non modifiable et ce qui est administrable par la suite.

Pour chaque template, pour ne rien oublier et tout noter, sont présents : l’objectif du template, le template lui-même (zoning), les fonctionnalités de la page, les versions responsive design sur tablette et smartphone.

Les contenus des pages du projet web

Voir avec le client les éléments dont il dispose en terme de texte, de photos, de vidéos, de guide PDF et d’audios. Définir les contenus à rédiger, à photographier et les photos à retraiter.

La charte graphique de site internet

Il est utile de définir la charte graphique ou de la redéfinir si elle existe déjà. Faites apparaître le logo, les couleurs, les typographies utilisées et la taille de chacune, le design des boutons et les types d’images par thématique.

S’il n’y a pas de charte graphique, définissez vos goûts au graphiste , en lui donnant des références et des sites internet vers lesquels il pourra s’orienter afin de s’inspirer. En donnant des idées au graphic designer le chef de projet digital gagnera du temps.

Les spécifications techniques et pratiques

Entrez autant d’informations possibles sur les spécifications techniques et pratiques, comme par exemple :

  • Information sur l’hébergement.
  • Le nom de domaine : existe t’il, si oui ,voir si une redirection est prévue. Choix du nouveau nom de domaine.
  • Détail des fonctionnalités techniques sur les différentes zones des pages.

Indispensable pour que les développeurs puissent s’orienter et agir efficacement dans le processus de développement.

  • Langages informatiques utilisés (php, Symfony, Jjavascript).
  • Les conventions de développement (HTML, CSS, HTTPS, minification du code, mise en cache, accessibilité…).
  • Les contraintes liées aux versions des navigateurs.
  • Les fonctionnalités liées aux réseaux sociaux.
  • Les comportements des pages en responsive design.
  • Les modalités techniques sur le développement.
  • Les contraintes liées à la maintenance et à la sécurité du site après la livraison.
  • Mise en place des solutions d’outils de mesures analytiques.

Le budget et livrables du site internet

Vous allez noter le budget pour la création du site internet tel que cela a été entendu et validé par le client. C’est ici la piqure de rappel pour le client de se souvenir des moyens financiers mis à disposition pour mener à bien la conception du projet digital.

Avec un petit budget, le client ne peut pas avoir un design sur mesure ni avoir un référencement naturel optimisé à son maximum.

Précisez les délais et les événements liés aux dates précises pour lesquelles les délais doivent être absolument respectés. Par exemple : lancement d’une nouvelle application de smartphone ou lancement d’un produit.

Suivi et accompagnement pour promouvoir le site internet

Informez le client des actions et des efforts entrepris après la livraison du site internet pour en faire sa promotion. Notamment les objectifs définis par le canal du référencement naturel pour attirer des clients. Ce qui est prévu quant à l’utilisation des réseaux sociaux professionnels comme Facebook, Twitter et Instagram pour assurer la visibilité, la notoriété et la viralité des partages.

Le site internet va vivre pendant des années et il est utile que le cahier des charges prenne en compte les évolutions probables du projet digital. On peut envisager que le site pourrait très bien se développer pour se tourner vers une audience internationale pour promouvoir les produits et services à l’étranger.

Vous savez maintenant comment faire pour réaliser un cahier des charges de site internet. Chaque chef de projet à sa méthode à lui, vous allez trouver également votre façon bien à vous de le rédiger.

 

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